¿Cómo comprar un Sistema de Información de Salud?

¿Qué es un verdadero Sistema de Información de Salud (SIS)? PARTE 1

David De León

¿En qué nivel está su Clínica u Hospital?

Los 8 niveles en que se adopta los Registros Médicos Electrónicos según la Sociedad de Sistemas de Información y Gestión de la Salud (HIMSS)

 

Interpretación de los niveles de Registros Médicos Electrónicos (EMR) en el Sistema de Información de Salud de MedicSite

Módulos, aplicaciones o usabilidad por defecto
  1. A nivel de clínicas se sustituyen todos los registros clínicos y de obtienen reportes pdf. Standard HL-7 y compatibilidad internacional por defecto
  2. Los sistemas de apoyo (los no asistenciales) como inventario, pedidos de venta, contabilidad, marketing, interactúan con los datos clínicos del paciente

    Es correcto, Medicsite hace la gestión del proceso radiológico (RIS) y se integra al PACs del cliente

    Los medicamentos se organizan con referencia interna, se bloquean en alergias de los pacientes, se pueden programan con mucha información VADEMECUM de los mismos

    Los medicamentos de cada atención médica se mantienen en la historia clínica, aplicación de procedimientos y módulo de tareas integrado a la historia

    La historia clínica reúne la información de los módulos de imagenología, laboratorios, medicamentos y atenciones médicas (a nivel de una Clínica)
    Gestión de laboratorio, imagenología y medicamentos propios de la clínica integrados

Los 7 niveles de con Registros Médicos Electrónicos que valora la Sociedad de Sistemas de Información y Gestión de la Salud (HIMSS) pueden ser obtenidos con Medicsite

Pues sí. Somos una solución radicada en Panamá y nuestro modelo de negocio se basa en poner la tecnología en información de salud que solo Hospitales y grandes empresas pueden adquirir al alcance de cualquier PYME o simple consultorio. Nuestra visión es que el emprendedor profesional de salud no tenga que matarse tanto y pueda tener un negocio con TI desde el inicio. El secreto de ser empresario y no emplearte a ti mismo en procesos para los cuales nunca estudiaste, se basa en dos premisas:


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Sistemas de información de Salud (SIS)

La tecnología en información (TI), también tiene soluciones en software para organizaciones de salud (empresas, negocios, instituciones, compañías, asociaciones, grupos, centros, hospitales, clínicas, consultorios o como quiera llamarle).

Cuando estos softwares capturan y manejan los datos bajo los requerimientos de los usuarios en organizaciones de salud, entonces tenemos una Tecnología en Información de Salud (TIS). Si analizamos, entendemos y aplicamos la información obtenida de esos datos en un contexto de servicios de salud de forma definida, entonces obtenemos un sistema de información de salud (SIS).

DATO: Descripción puntual de la realidad con propiedades cualitativas y cuantitativas.

INFORMACIÓN: Es el resultado del análisis de datos.

CONOCIMIENTO: Resulta de la información utilizada en un contexto.

EXPERIENCIA: Es la repetición de la aplicación del conocimiento.

Los sistemas de información históricamente han existido en papel, vergonzosamente hay muchas organizaciones que aún los manejan en papel, y por razones obvias solo voy a comentarles de los SIS en medio electrónico.

Podríamos decir que la ACCIÓN tomada en base al conocimiento requiere de la medición de los resultados de estas mismas acciones de forma continua gracias a los datos obtenidos con un buen sistema de información.

Las plantillas o formatos. La parte más fácil de comprender es la recolección de información, ya que estamos acostumbrados a usar estos formatos en las instituciones de salud desde la universidad. Muchos médicos se afanan con esta parte y creen que marcan la diferencia al hacer la plantilla o formato de historia clínica o atención de urgencias más elaborada y completa posible. Por experiencia personal, puedo contarle que el verdadero reto es encontrar el equilibrio entre la captura de datos y la perspicacia que se quiere. 

Lo que realmente se quiere de un sistema organizado y estandarizado es que trabaje para el usuario, esto significa:

  1. Reducir los clics y tiempo de espera del paciente mientras el usuario registra los datos. Flujos de trabajo cortos, claros y concisos.

  2. Aumentar las opciones de personalización y selección de respuestas. Campos que guardan opciones pre configuradas por el usuario en cualquier momento.

  3. Funciones de ayuda a importar información de valor para los profesionales de salud. Capacidad Drop and Down de imágenes, copiar y pegar texto y multiventanas abiertas.

  4. Flujos en pantalla intuitivos para cada proceso. Botones que aparecen y desaparecen en base a las opciones posibles a ejecutar en pantalla para cada flujo del proceso.

    No se trata de campos para captar todos los datos y tener más información, se trata de la calidad de la información para el fin deseado. 

Fichas de información. Una ficha es donde se consignan datos, normalmente identificativos o informativos de una cosa o persona, para catalogarlo, clasificarlo o archivarlo junto con otros del mismo tipo. En Medicsite la ficha electrónica es una ficha que cumple todas las funciones de una ficha estándar, pero que se realiza en una. A continuación verá fichas de creación de citas, registro de cirugías y admisión hospitalaria de Medicsite.

¿Por qué lo hacemos así?

Cuando nos entienda, entenderá el futuro de los SIS

Con estudios de referencia

Un nuevo estudio de la Universidad de Wisconsin y la Asociación Médica Estadounidense (AMA, por sus siglas en inglés) encontró que los médicos de atención primaria dedican casi 6 horas a la entrada de datos de EMR durante una jornada laboral típica de 11.4 horas.

Las tareas administrativas como la documentación clínica, entrada de pedidos de venta, facturación y codificación, y la seguridad del sistema representaron aproximadamente la mitad del tiempo total de entrada de datos de EMR, mientras que aproximadamente una cuarta parte del tiempo empleado en EMR se destinó a la administración de la bandeja de entrada. En Estados Unidos las clínicas y proveedores sanitarios tienen una fuerte cultura de comunicación con los pacientes que atienden por correo donde funcionan como médicos de cabecera. Por esto, la tarea diaria de revisar y atender sus correos convencionales como los internos que tienen algunos sistemas de información de salud les toma mucho tiempo. En Panamá, en las clínicas privadas por lo regular la secretaria o personal administrativo realiza el pedido de venta y facturación, pero en Estados Unidos, donde el sistema de salud es privatizado, las actividades relacionadas al pedido de venta y facturación se hace en base a los códigos diagnósticos ICD 10 y lo hace el mismo doctor.

El reto de los Sistemas de Información de Salud

No lo escribo como CEO de Medicsite, ni como consultor en sistemas integrados e integrales de gestión (SIIG), lo hago como un empresario que atiende personalmente a todos sus clientes y hago las capacitaciones frecuentemente en los últimos 3 años, desde el personal administrativo, doctores y los dueños; además de reuniones con ingenieros de sistemas dedicados a esta materia, cuando les digo que la oportunidad de mejora en los SIS es:

 La adopción de las tecnologías y soluciones de software interactivos en la vida del usuario 

La adopción de...

La adopción puede ser de cualquier cosa, en este tema, la utilización de sistemas informáticos para realizar las actividades cotidianas de los participantes en una organización de salud y mantener el registro de la información como de la ejecución de los procesos, con un control nunca antes visto, mejorando la calidad de la atención médica.

En sí, todo lo anterior se refiere a una sola cosa, la gestión del cambio.

Para que la implementación de un sistema de información de salud, como cualquier otra innovación en la clínica, hospital o propia vida, sea un éxito, hay invertir en las metodologías de gestión de cambio.

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Las tecnologías

Las nuevas tecnologías ponen el mundo al alcance de tus manos y para interactuar debes aprender a usar varias herramientas tecnológicas desde tablets, laptops, celulares y equipos Smart. La tecnologías de las cosas cada vez tiene una penetración más rápida en nuestras vidas. La visión de los que las fabrican es llegar al equipo todo en uno (all in one), y en esta carrera va ganando el celular de pantalla táctil.

Ni usted, ni su equipo de trabajo puede quedarse sin aprender a usarlas, aunque aún no las use en la clínica, consultorio u hospital.

He conocido gente en clínicas que no sabe usar su propio celular, ni encontrar la configuración. No saben reiniciar, conectar, ni configurar una Pc o una impresora, o por lo menos seguir las instrucciones de atasco de papel o cambio de cartuchos de tinta, imprimir a doble cara, imprimir desde Wifi, traspasar archivos o encontrarlos, tampoco saben utilizar el mouse de Apple, ni reiniciar el router, los llamados problemas nivel 1 de TI.


Soluciones de software

Es triste ver como las universidades o escuelas no le ponen interés a habilidades técnicas "universales" que dejan mal a un genio de ciencias en conocimiento básico pero importante para laborar.

Una vez un catedrático me dijo que estas deficiencias en los profesionales no son responsabilidad de la universidad. Probablemente tenga razón, pero es que la gente en este país requiere ayuda en esto. El personal con estas deficiencias encarecen la productividad de la organización. Conozco doctores, que saben mucho de su especialidad, pero no saben qué es ONE Drive ni Google Drive, ni para qué se usan; tampoco saben configurar sus correos en el celular, ni crear grupos por Whatsapp o usar el Whatsapp Web; no saben leer correos en serie, usar Time Viewer, Skype, Hangouts, Face Time, WebEx, o algo similar. Apenas saben lo que es una celda en Excel. Y hablo de gente a nivel de post grado.

La ausencia del conocimiento en algo, genera miedo, y este miedo se manifiesta en la resistencia al cambio.

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Interactivo en...

En informática se refiere mucho a que el sistema de software te hable, tal cual usted ingresa datos. Un verdadero reto para la capacidad analítica del usuario, porque los software modernos pueden reportar cualquier información filtrada, agrupada o analizada, pero depende del usuario hacer la pregunta con la lógica adecuada, y hay muchos usuarios inteligentes, pero que carecen de lógica (sentido común).

Existe una frase en TI, shit in shit out. También depende del usuario ingresar la información, no esperes que un sistema te reporte los estados reales de las citas o inventarios, si los usuarios involucrados no cumplen los flujos de trabajo o el ingreso de la información. La falta de datos o ingreso de malos datos, genera información errónea y no es culpa del sistema. 

La tecnología llegó para quedarse y trae una serie de cambios en nuestra vida, ayudándonos y creando comportamientos y consumo de nuestro tiempo dentro y fuera del trabajo.

La vida del usuario

La utilización de SIS en clínicas y hospitales trae consigo alteraciones en la vida de cada uno de los profesionales, principalmente las enfermeras y doctores. Los encargados de la parte no asistencial o procesos de apoyo como secretarias, asistentes y otros administrativos, se educaron formalmente con tecnologías administrativas, pero los médicos hasta hace poco solo usaban papel y sus computadoras eran para Office y el celular para usos muy personales y ocio. 

Estudios demuestran que el EMR es un colaborador clave del desgaste médico y este es el factor de la resistencia al mismo e ingreso de información sin calidad. No descubren como el SIS los ayuda, y simplemente no usan una herramienta que no les ayuda.

Sienten el proceso de atención médica lento, y disminución de la interacción visual con el paciente cuando intentan ir más rápido. 

También hay un desequilibrio entre el trabajo y la vida. Al aumentar la comunicación con el paciente bajo la tendencia de medicina centrada en el paciente, sienten mayor ocupación del trabajo en su vida personal; y son las TI de los SIS electrónicos los que se encargan de hacer esta invasión en el tiempo de los médicos, con integración al correo y aplicaciones móviles en el celular.

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Por este gran reto, es que, en lo que hacemos nos rompemos la cabeza, consultamos, probamos y estudiamos para mantenerlo así:

La idea es que sea simple

Como pudo ver en nuestras fichas de procesos para ingresar datos y capturar información, tratamos que sea simple. Y hacer que las cosas sean simples es lo más difícil de hacer.


                          En Medicsite tenemos esta visión, compare las opciones en nuestra pantalla con base a la cantidad de módulos integrados con otro SIS que tenga los mismos módulos.

                          No se trata de tener más funciones, se trata de ser más funcional lo que hace exitosa la adopción de un SIS por los usuarios. 

                          Le dejo la siguiente reflexión respecto al KISS, uno gana millones, el otro sigue vendiendo a patrocinadores ¿Cuál tiene la pantalla más simple?