Gestión eficiente de almacén

Para doctores, asistentes, enfermeras, secretarias en una organización de salud

Medic Site

La dirección de su organización, que puede ser usted mismo, debe encargarse de planificar y organizar como se hará la gestión de insumos que conformen los productos y servicios clínicos que brinde.

Por más eficiente que sea la TIC que utilice, si usted no estudia un poco el tema, terminará frustrado e invirtiendo en soluciones que sólo utiliza en un 20%.

En Panamá todos estos conceptos son nuevos, especialmente para los profesionales de la salud. Por eso, de un doctor a otro, quiero brindarle conocimiento básico aplicado a lo que usted necesita a través de este blog.

 
 
 
 

VOCABULARIO BÁSICO APLICADO A GESTIÓN DE ALMACÉN CON MEDICSITE

Servicio: es el valor agregado intangible que la organización "entrega" a cambio de una remuneración según normas y reglamentos económicos establecidos.
Inventario: es la cantidad de bienes que una compañía mantiene en existencia en un momento dado. De aquí que generalmente se le nombre como existencias a la presencia de productos o insumos tangibles.
Productos: son los insumos tangibles o los insumos que pueden conformar un servicio que la organización entrega a cambio de una remuneración.  Entiéndase siempre productos como servicios.
Tipos de productos.
  • Los productos almacenables están sujetos al sistema de gestión de inventario completo: reglas de stock mínimo, adquisición automática, etc.

  • Los productos consumibles siempre se supone que están en cantidad suficiente en su stock, por lo tanto, sus cantidades disponibles no se rastrean.

  • Los productos de servicio son productos no materiales proporcionados por una empresa o un individuo.

Cadena de suministro.
  • Comprar: el producto es comprado de un proveedor, una compra de un Pedido de Compra.

  • Contra Stock: sus clientes son abastecidos desde el stock disponible. Si la cantidad en stock es demasiado baja para cubrir el pedido, se generará una demanda de compra de acuerdo a las reglas de stock mínimo a fin de abastecer los productos requeridos en el pedido.

  • Bajo pedido: el producto se adquiere solo cuando la demanda lo requiere, cada vez que se confirma una orden de venta. Esto no modifica la acción en el mediano plazo porque usted reasume con la cantidad exacta que fue ordenada.

Tipos de cantidades.
  • Los productos a mano: son los que están físicamente ubicados en la ubicación del almacén en el momento actual. Esto incluye los elementos que ya están asignados para satisfacer las necesidades de las órdenes de venta.

  • Los productos disponibles: son los que actualmente están disponibles para su uso en el llenado de una nueva orden con fines tales como entrega del servicio clínico. Esta cantidad no incluye los artículos ya asignados a otras órdenes o artículos que están en tránsito desde un proveedor.

Unidades de medida: es la unidad por defecto para productos y servicios. Se trata de un entero absoluto.
Ubicaciones de Almacenes: para organizar mejor su stock, puede crear subdivisiones de su almacén denominado Ubicaciones (ej: Área de envío, Devolución de mercancías, Estante 34, etc.). No recomiendo utilizar más que el almacén por defecto, excepto si maneja varias sucursales con Medicsite o es un hospital con almacenes por piso o área funcional.
Reabastecimiento:  actividad cuyo objetivo es reponer los pedidos y registrar con exactitud el movimiento en el sistema. 
Selección (Picking): Es la operación en la que se convierten las unidades de insumos de compra en unidades de venta. En este punto es importante el correcto reconocimiento del producto a despachar para evitar errores en el inventario y en los insumos que se utilizan en el paciente/cliente. Enfermeras y personal asistente, como secretarias deben estar bien capacitados en términos médicos. Para solucionar la disparidad en conocimiento de terminología se utiliza la referencia interna en los productos.
Despacho: La creación de los documentos requeridos para la culminación de la asistencia sanitaria, se produce durante esta etapa: (lista del pedido de venta, orden de transferencia de productos, factura, entre otros.

Objetivos


Mantener un flujo permanente y rápido de entregas

Facilitar el conteo y manejo de las existencias

Optimizar gastos


 POLÍTICAS DE INVENTARIO


VENTAS                     

 


Se necesitan inventarios elevados de producto terminado para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.  

 COMPRAS

 



Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.  

PRODUCCIÓN                     

 


Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón grande de inventarios de productos terminados para facilitar niveles de producción estables.  

FINANZAS



Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, caducidad, riesgos, etc.).  


Propósitos de las políticas de calidad

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca

como sea posible de lo planificado.   

Función de inventario

Aunque hablemos de inventario, necesariamente

abarcaremos otros módulos para explicar todo el proceso.

Porque un ERP ofrece todos los módulos en un sólo sistema.

Control de inventario incluye

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al mes para ver lo virtual o lógico contra lo físico.

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de despacho.

3. Almacenamiento adecuado del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit.

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con esto el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.  


CONOZCA EL PROCESO

El proceso de inventario empieza en la compra  de los productos que pondrá en su almacén. Este almacén en un software será manejado de forma virtual por su Medicsite.

Medicsite sera muy automatizado con los servicios, pero los productos consumibles y almacenables requerirán de su ajuste en cantidades desde lo real hasta lo virtual.

Los procesos generales para una organización de salud como cualquier otra se describen a continuación.

1. Usted compra

  • Cuando compra sus productos o insumos para brindar el servicio lo hace a un proveedor que por lo general entrega este en su consultorio o clínica. También el caso de que lo compre usted aleatoriamente. En cualquiera de los casos su organización debe generar una recepción de ese producto, y por tanto, en este momento se entiende que usted debe crear a la empresa proveedora, al producto y una orden de recibo del producto entre sus documentos administrativos y registrarlos.

2. Usted organiza

  • Los productos que recibe su organización no sólo se almacenan en estantes para su futuro uso, también debe registrarse su factura de compra, su entrada a la organización y su movimiento al almacén; y esta información debe guardarse para que exista la trazabilidad entre esta información (controlar y conservar información punto 8.5.2 ISO 9001:2015). Su Medicsite lo hará automáticamente con la información que aporte en cada una de las respectivas fichas técnicas, así no tendrá que invertir tiempo y dinero en diseñarlas para controlar esta información. También puede adjuntar la factura de compra original para que en la nube sea fácil de encontrar y salvar de su deterioro. 



3. Usted controla

  • En su almacén debe hacer control de inventario de todo lo que entra, sale o se mueve a otro lugar. La trazabilidad debe ser registrada en alguna plantilla desde el punto inicial al punto final donde se moviliza y utiliza el producto o insumo. En una clínica, el control radica en Picking, cuando un asistente, técnico, enfermera o secretaria, incluso el doctor toma un insumo de  la organización (para simple entendimiento la empresa entera es el almacén) y lo entrega para su despacho, es decir, salida en un paciente/cliente, en el cual lo utiliza. En su defecto se puede mover a un almacén virtual de desechos, situación que ocurre cuando el insumo se rompe, destruye o descarta por alguna razón. Incluso para los desechos hay que tener registro.



 

Tutorial con videos

Haciendo clic en los siguientes botones e íconos podrá revisar ficha de procesos y videos que le servirán de base para hacerlo en su Medicsite