Sistema Integrado de Gestión y Medicsite

Cómo aplicamos la ISO a software de gestión de clínicas

David De León

¿Por qué?

Solo nosotros contamos con los profesionales que podrían interpretar e implementar la dirección estratégica en una organización de salud para alcanzar una certificación en la norma ISO 9001:2015. Certificación que cualquier negocio quiere tener, pero ¿usted sabe de qué se trata o realmente entiende en qué le beneficia?

Lo más importante que deseo que se lleve de este escrito, es que la certificación no es un tipo de premio que eleva la reputación de compañías. No es algo que se gane compitiendo o se pueda comprar. Mucho menos mejora la reputación de una organización, en cambio, la pone a prueba.

La certificación ISO, por lo menos en la norma 9001:2015 certificable en Panamá, representa a sus pacientes, clientes, posibles socios o inversionistas, proveedores, comunidad y país que su compañía tomó la decisión de asumir una odisea por ser mejor cada día. Y para que una organización sea mejor cada día debe invertir mucho pero mucho en gestión. Entonces los frutos de ser mejor cada día son los que ven los pacientes, clientes y el entorno en donde se desenvuelve una organización. Son los resultados de trabajar de forma efectiva lo que materializa que una organización se eleve por encima de las demás.

Gestión en Salud

La tecnología llegó para quedarse

  • La gestión mejora la eficiencia, sobre todo la eficiencia técnica.

  • La gestión contiene los gastos. Los sistemas gestionados en el mundo están teniendo resultados.

La gestión por procesos es para todas las organizaciones, pero la ISO no es para todas las empresas. La norma ISO solo pide eficacia, es decir, el cumplimiento de requisitos para alcanzar los resultados planificados.

Por esto la gestión aplicable a la ISO en un negocio de cuidados de la salud debe ir más allá de la norma, considerando eficiencia y la eficacia.

Existe software para la gestión de la calidad en la organización, inclusive de la misma norma 9001, pero lo genial es que a través de tu propia gestión en la clínica puedas organizar y medir la gestión de tus procesos.

  - Medicsite está diseñado con el workflow de clínicas

Sistemas de gestión en salud

Conceptos básicos

¿Por qué la gestión es por procesos?

Proceso: conjunto de actividades que convierten o generan un servicio o producto. De modo que debe haber un proceso en como se hacen esas actividades. Y cada actividad dependerá de la ejecución de una serie de tareas, que sin su cumplimiento se afecta toda la cadena, haciendo ineficiente el proceso. 

Estas tareas son realizadas por el talento humano en la organización, por eso hay que pasar de la administración de los recursos, a la gestión de la cadena de valor con enfoque  sistémico. El VALOR lo agrega gente que no está en la línea de producción.

Esta es la razón por la que la gestión por procesos se enfoca en las tareas del personal en la organización y es tan importante el papel de una política de reconocimiento al personal, solo así se genera la calidad del personal. Saliendo de la teoría, siempre he visto que hay 1/3 que empuja a la empresa, otro 1/3 es el inerte, el que no le importa y el que queda es el Meopongo, el que atiende a sus intereses o a los de una facción que generalmente radican en la zona de comfort hasta llegar a la quincena. Estos últimos son los mas dañinos en su empresa, generalmente de carácter fuerte y seguros de sí mismos, por lo que logran dar la impresión que tienen mucho conocimiento y saben de lo que hablan, logrando confundir a los inertes y amplificando la barrera a la innovación o implementación de un nuevo sistema de gestión. 

¿Por qué la norma ISO tiene como prioridad establecer una cultura organizacional con enfoque en procesos?

La importancia de la gestión por procesos sobre el talento humano, pone en perspectiva la necesidad de expertos y de implementar universidades corporativas para desarrollarlos. Un experto no es el que más titulaciones o reconocimientos tiene, este tan solo es un idóneo o profesional en un ámbito reglamentado. Un experto para una organización es el que más experiencia tiene sobre las actividades propias de la empresa e interpreta este conocimiento en su diario actuar dentro de la organización.

Un Experto inicia con el conocimiento desde el dato

DATO

Es la descripción puntual de la realidad. Es un valor. Consta de una parte cuantitativa y una cualitativa, o sea, un número y una unidad.

INFORMACIÓN

Información es el resultado del análisis de los datos.

CONOCIMIENTO

Cuando se utiliza la información y se aplica en un contexto se convierte en conocimiento.

EXPERIENCIA

La experiencia es la repetición de la interpretación del conocimiento.

DESARROLLANDO UN SISTEMA DE GESTIÓN ISO CON MEDICSITE

  

Hay muchas formas de hacerlo, siempre depende del tamaño de la organización, su cantidad de personal y estado evolutivo.

Mediante la capacitación continua de sus propios procesos su personal llega a convertirse en experto. Luego de desarrollar la Dirección Estratégica y reconocer el contexto de la organización con políticas y objetivos claros podemos utilizar herramientas o metodologías para la planificación del diseño y desarrollo de los procesos. Muchas de estas podemos verlas en la norma ISO 15489.

Los pasos principales que aplicamos son:

  1. Análisis de las actividades en la clínica.

  2. Identificación de los requisitos.

  3. Evaluación de los sistemas existentes en la clínica.

  4. Identificar las estrategias para cumplir los requisitos.

A continuación, mostramos un ejemplo de diagrama de procesos, donde se identifican los procesos macro, principales y subsecuentes, junto a las actividades y tareas necesarias en una clínica administrada con Medicsite

Además el apartado de la norma ISO 9001:2015 interpretable en la identificación de requisitos

Proceso Atención médica

MACRO PROCESO: ÁREA ASISTENCIAL